Proses Pengurusan Sertipikat Hilang

Sertipikat tanah hilang memang bukanlah kejadian yang kita diharapkan. Mendapatkan sertipikat tanah bukanlah pengurusan yang mudah, demikian juga pengurusan sertipikat hilang. Sedapat mungkin, sertipikat harus disimpan dengan baik, apabila perlu dititipkan pada bank (atau disimpan dalam brankas). Apabila hilang, maka sertipikat akan diganti dengan sertipikat baru, yang disebut Sertipikat Pengganti.

Kejadian hilang bisa saja karena beberapa hal, antara lain karena tercecer di perjalanan, terkena bencana seperti banjir, ataupun akibat pencurian sehingga sertipikat tak kembali. Proses pengurusan sertipikat pengganti juga dikenal dengan penggantian blanko. Berdasarkan Standar Pelayanan Pertanahan diatur dalam Perkaban No. 1 Tahun 2010, proses penggantian sertipikat karena hilang dapat diselesaikan dalam waktu 40 (empatpuluh) hari.

Bila ingin mengurus penggantian sertipikat yang hilang, maka ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Pertama sekali, pemilik tanah (boleh orang lain selaku kuasa) harus mengajukan permohonan SKPT (Surat Keterangan Pendaftaran Tanah) ke Kantor Pertanahan (BPN) sesuai wilayah tanahnya. Surat ini akan menjelaskan status tanah tersebut sebagaimana tercatat di Kantor Pertanahan setempat. Alasan pengurusan SKPT adalah untuk pengurusan sertipikat hilang. Dokumen penting yang diperlukan disini adalah Surat Pernyataan dari pemilik tanah bahwa sertipikatnya hilang karena suatu sebab, apakah hilang karena tercecer, banjir, kebakaran atau lainnya. Bila fotokopi sertipikat tersedia, maka proses pengurusan menjadi sedikit lebih mudah. Fotokopi tersebut akan membantu identifikasi pencarian buku tanah. Selain identitas, sertakanlah kelengkapan dokumen  lainnya, seperti SPPT PBB. 

Kedua, setelah memperoleh SKPT tadi, sekarang harus dibuat pelaporan kehilangan sertipikat tanah. Untuk pelaporan ini, kepolisian akan mensyaratkan SKPT tadi. Bentuk pelaporan bisa berupa Laporan Polisi (LP), bisa juga sekedar pelaporan hilang biasa untuk memperoleh Surat Keterangan Hilang. Namun, bila BPN mensyaratkan Laporan Polisi (LP), maka di kepolisian akan dilakukan proses verbal. Melaporlah terlebih dahulu ke Sentra Pelayanan Kepolisian Terpadu (SKPKT) untuk dibuatkan Laporan Polisi. Di sini akan ditanyakan bagaimana kronologis kejadian hilangnya sertipikat. Setelah memperoleh Surat Tanda Penerimaan Laporan (STPL), maka dilanjutkan dengan Laporan Kemajuan (Lapju) atas perkembangan laporan kehilangan tersebut. STPL dan Lapju ini nantikan wajib dilampirkan dalam berkas permohonan penggantian sertipikat.

Biasanya, sebelum membuat laporan polisi, pemilik tanah wajib membuat pengumuman hilang di surat kabar/koran (bisa 2 koran nasional, bisa 3 koran sekaligus, tergantung peraturan yang berlaku di polres setempat). Selain itu, terkadang diminta juga Surat Pernyataan Tidak Sengketa yang diketahui oleh Kepala Desa/Lurah. Surat keterangan ini untuk mendukung laporan, karena sering terjadi bahwa sertipikat dilaporkan hilang, padahal sedang digadaikan kepada pihak lain.

Ketiga, setelah memperoleh STPL dan Lapju tadi, barulah pengurusan sertipikat hilang diajukan  ke BPN. Pengurusannya disebut Penggantian Blanko Karena Hilang. Bila dokumen sudah lengkap dan buku tanahnya sudah ditemukan (oleh petugas BPN), maka akan dilakukan proses sumpah yang dituangkan dalam bentuk Surat Pernyataan Di Bawah Sumpah. Pemohon akan diberikan jadwal sumpah. Selain itu, Pengukuran ulang akan dilakukan selama diperlukan. 

Keempat, setelah proses sumpah, maka di sini pemohon wajib membayar biaya (SPS) dan selanjutnya menerima Tanda Terima Dokumen/Berkas. Disinilah resmi proses penggantian blanko dimulai. Proses selanjutnya menunggu dilakukan pengumuman sertipikat hilang di surat kabar. Saat ini, pengumuman juga dilakukan melalui website www.bpn.go.id. Bentuk pengumuman koran ini akan dikonsep oleh BPN sendiri dan bentuknya berupa surat yang ditandatangani oleh Kepala Kantor Pertanahan.  

Terakhir, setelah jangka waktu pengumuman sertipikat hilang (biasanya 30 hari sejak diumumkan di surat kabar) selesai dan tidak ada pihak-pihak yang berkeberatan atas hilangnya sertipikat tersebut, maka BPN akan menerbitkan sertipikat pengganti dan sertipikat yang hilang dinyatakan tidak berlaku lagi.